Cand cumperi marfa sau materiale pentru afacerea ta, primesti o factura de la furnizor. Daca tii evidenta stocurilor, mai ai nevoie de un document in plus: NIR-ul — Nota de Intrare-Receptie si Constatare de Diferente.

Ce este NIR-ul si baza lui legala

NIR-ul este documentul prin care inregistrezi ca marfa a intrat efectiv in gestiunea ta. Conform Ordinului nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, NIR-ul serveste ca document pentru receptia bunurilor aprovizionate de la furnizori, document justificativ pentru incarcarea in gestiune si document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Este documentul care dovedeste provenienta stocurilor la un control inopinat — ANAF, Protectia Consumatorului, Garda Financiara. Fara NIR, nu poti demonstra de unde provine marfa din gestiune, chiar daca ai factura furnizorului. Firmele care nu intocmesc NIR-uri risca amenzi din partea ANAF.

NIR-ul reflecta realitatea, nu factura

Acesta este aspectul cel mai important si cel mai des ignorat.

In NIR nu se copiaza cantitatile de pe factura — se trec cantitatile efectiv receptionate. Daca exista diferente intre ce scrie pe factura si ce ai primit in realitate, NIR-ul trebuie sa reflecte situatia reala. Altfel, gestiunea ta scriptica nu corespunde cu gestiunea fizica — exact ce cauta inspectorii la un control.

Cand poti genera NIR-ul automat din ContaGo

ContaGo genereaza NIR-ul automat din datele facturii furnizorului in situatia standard: marfa primita corespunde integral cu factura — cantitativ si calitativ.

Asta acopera majoritatea cazurilor si elimina complet retastarea manuala:

• Furnizorul, produsele, cantitatile si preturile se preiau direct din factura
• Zero risc de eroare de transcriere intre factura si NIR
• Daca ai primit factura prin e-Factura ANAF, o descarci direct in ContaGo si generezi NIR-ul fara sa introduci nimic manual

Cand trebuie sa intocmesti NIR-ul manual

Sunt patru situatii in care NIR-ul automat nu este suficient si trebuie completat sau inlocuit cu unul de mana:

Cantitati diferite fata de factura

Ai primit 90 de bucati, factura spune 100. NIR-ul se intocmeste cu cantitatea reala primita — 90 — nu cu cea facturata. Diferenta se consemneaza pe versoul documentului.

Marfa necorespunzatoare calitativ

Produse deteriorate, cu defecte sau care nu corespund specificatiilor din comanda. Se consemneaza explicit natura problemei pe versoul NIR-ului.

Marfa sosita in transe

Daca livrarea vine in mai multe runde, se intocmeste cate un NIR pentru fiecare transa, care se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.

Marfa in plus fata de factura

Ai primit mai mult decat ai comandat si facturat. Surplusul trebuie si el consemnat — nu se poate ignora in gestiune.

Ce se intampla legal cand exista diferente

Cand la receptie se constata diferente, NIR-ul se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita:

• Exemplarul 1 — ramane la tine, la compartimentul financiar-contabil
• Exemplarul 2 — se trimite furnizorului, pentru comunicarea lipsurilor
• Exemplarul 3 — se pune la dispozitia transportatorului, daca diferentele sunt imputabile acestuia

Datele despre diferente — cantitatile plus/minus, valoarea, persoanele care au facut receptia — se completeaza pe versoul NIR-ului. Fata documentului ramane identica ca structura.

Conform Ordinului 2.634/2015, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii exact ce informatii se inscriu in NIR atunci cand exista diferente cantitative sau calitative.

Cum folosesti ContaGo cand exista diferente

NIR-ul generat automat din ContaGo devine punct de plecare: il tiparesti, completezi manual versoul cu cantitatile reale si mentiunile necesare, si il semnezi. Este semnificativ mai rapid decat sa pornesti de la zero pe un formular gol.

Tabel rezumativ

NIR-ul se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si trebuie pastrat 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in care a fost intocmit.

Alt subiect care te-ar putea interesa:

Cum gestionezi facturile de furnizori în ContaGo